Solution

Dématérialisation du courrier ?

Les grands flux de courriers papiers échangés par les entreprises engendrent beaucoup de problèmes à différents niveaux. La stratégie la plus efficace pour surmonter ces difficultés réside dans l’implémentation d’un processus de dématérialisation moyennant une plateforme de gestion électronique du bureau d’ordre (GBO). Une fois le courrier entrant ou sortant numérisé depuis un système d’acquisition, il est intégré dans la plateforme et peut ainsi être consulté, diffusé, classé, indexé, partagé et suivi facilement.

Avantages ?

Le stockage centralisé du courrier et l'accessibilité immédiate.
La réduction des délais de traitement.
Le classement standardisé et la recherche rapide.
La qualification et l'indexation simple des courriers.
La diffusion rapide et la notification instantanée.
La réduction des coûts grâce à la dématérialisation des papiers.
La fluidité de circulation et d'échange des informations ce qui permet d’éviter les retards et contribue au respect des délais.
La traçabilité.

Fonctionnalités ?

Importation multicanales:

Importation automatique du courrier à partir de la messagerie électronique du bureau d’ordre. Par numérisation du courrier papier à l’aide d’un scanner.

Indexation:

L’absence d’impression papier, l’automatisation des workflows , et l’accessibilité permanente des documents simplifiant les process en diminuant les coûts.

Classement du courrier:

Classement thématiquement du courrier dans des dossiers paramétrables créés selon les besoins de l’établissement (Demande des étudiants etc).

Gestion des groupes:

Les contacts peuvent être répartis en groupes pour faciliter la diffusion massive du courrier. Exemples de groupes : Enseignants, Chefs de départements, Présidents, Personnel.

Diffusion:

Le courrier est diffusé d’une manière électronique par email vers le public. Pour des raisons de traçabilité, la plateforme garde un historique des diffusions qui peut être consulté.

workflow:

Un Workflow faisant intervenir agent du bureau d’ordre, secrétaire général et directeur de l’établissement et leur permettant de collaborer chacun depuis son poste.

Interopérabilité:

Possibilité d’importation et d’exportation des données (courriers et documents) :Sous forme de fichiers Excel et csv / à travers des APIs pour un interfaçage par programmation.

Dématérialisation de courriers Hirundo

Dématérialisation du courrier ?

Avantages ?

Fonctionnalités ?

Importation multicanales:

Indexation:

Classement du courrier:

Gestion des groupes:

Diffusion:

workflow:

Interopérabilité:

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